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知ってる?明細書と領収書の違い、経費精算で代用できるものとは

2018.5.6

会社の経費の精算をする時に明細書や領収書が必要になりますよね。ではこの2つにはどんな違いがあるのでしょうか?

意外にも会社側は手書きの領収書をもらうよりも、レシートなどの明細書の方が信頼が高かったりする事もあるようです。

明細書と領収書の違いと、それ以外にも経費を精算する事の出来る書類についてご紹介いたします。

明細書と領収書の違いと明細書を書くときの条件

会社で経費を精算をする時に、明細書や領収書が必要ですね。
「明細書」「領収書」とはどんなものなのでしょうか?
詳しく見てみましょう。

  • 「領収書」とは?・・・金銭や、有価証券の受け渡しがあった際のその事実を証明するものになります。

国税庁が定める「金銭又は有価証券の受取書」の当たるといいます。

  • 「明細書」とは?・・・レシートを含みます。購入した物などの内訳や金額が明記されています。

この明細書を領収書として使うことも可能です。
その際に条件があります。

  • 日にちが記載されていること
  • 宛名が記載されていること
  • 金額が記載されていること(5万円以上の場合は、印紙の添付が必要になります。)
  • 但し書きが記載されていること
  • 発行元の名前と住所が記載されていること

明細書と領収書の違いは明細の明記、レシートでも経費精算はOK

支払った経費を精算する際に、領収書をもらわなければならないと思いますよね。

手書きで宛名を書いてもらったり、金額や但し書きを書いてもらいますよね。

領収書の目的は、「金銭や有価証券の受理を証明するもの」という税法上のきまりがあります。

ですので、領収書ではなくレシートでもいいと言えます。

支払った日にち、支払い先、金額、明細がわかればいいそうです。

レシートの他にも、「受領書」「お買い上げ票」「代済」と書かれた書類でもいいそうです。

消費税法の関係する条文の中には、「領収書」でなければならないという明記はありません。
領収書でもレシートでも、上記に書いたその他の書類でもいいというワケです。

経費精算上明細書と領収書に違いはない?では両方がない場合は?

明細書と領収書の違い・・・。それ以外にも経費を精算する事の出来る書類とは?

明細書や領収書やレシートがない場合はどうしたらいいのでしょうか?
ご祝儀や香典、パーティーの会費など時と場合によっては、明細書や領収書がもらえない時もありますね。

銀行で振込をした場合は、振込明細書が渡されますね。

銀行側が発行するものなので正確にいうと領収書ではありません。ですが、金銭を支払ったという証拠にはなります。

預金口座から振り込む場合は、通帳に振り込みの記帳がされますのでそれが領収書の代わりになります。

オンラインで取引した場合は、以下の物が支払ったことの証明になります。

  • 確認メール
  • 取引画面のキャプチャー画像

また「納品書」では「領収書」の代わりにはなりません。

では祝儀の場合はどうしたらよいのでしょう?
祝儀袋の表書きのコピーが証明になります。
香典の場合は、香典返しあいさつ状が証明になります。

パーティーに出席した場合の会費は、招待状などをとっておきましょう。

領収書がない場合に、支払ったことの証明になります。
税務調査などの場合にそなえて、保管しておくといいですね。

明細書も領収書もないクレジット決済はどうする?

クレジットカードを使った時に、利用明細書をもらいますね。
これは領収書として使うことは出来るのでしょうか?
答えは領収書として認められます。

その理由としては、「カード払いの場合でも、領収書を発行して一定金額を超える場合には印紙を貼る必要がでてくる」ということがあげられます。

またカード払いが出来ないと不便な場合もありますね。
カード払いが経費と認められないとカード決済ができなくなってしまいます。

以前、税務調査に来られた時には、クレジットカードの利用明細書の添付で大丈夫でした。
税務署の方から特に指摘されることもありませんでした。

ですがそれは、私のような個人事業主や中小企業経営者の場合です。
大きなしっかりとした企業ではそうもいかないでしょう。
キチンとした管理が大事だと思います。

税務署チェックでは領収書でなくては難しいものもあるので要注意

領収書の代わりになるものを紹介しましたが、金額が大きい場合は、税務署の目もチェックも厳しいものになるでしょう。

万全を期して、領収書などの書類を準備しておくといいですね。

購入したものが変わったもの、特殊なものの場合も同じように但し書きをしっかり書いてもらいましょう。

サラリーマンの方が、出張や接待で領収書が必要な場合もありますね。
会社の規定に従って領収書を貰っておきましょう。
レシートや明細書を領収書を認めない場合もあります。
経理に確認しておくことをオススメします。

領収書は、金銭のやり取りがあったことを証明する大事な書類です。
レシートでもいい場合があったり、大きな取引の場合は、キチンとした領収書が必要な場合など、様々な場面があります。

場面に合わせて必要な領収書、明細書などはキチンともらっておきましょう。
ウッカリ失くしてしまった・・・。ということが無いように管理もしっかりしてくださいね。

この記事の編集者

チェスナッツロード編集部

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