朝の電話は何時からかけても良いのか、電話のマナーをご紹介

朝の電話は何時からしてもいいの？

ビジネス電話をかけるのは基本的に朝9時から夕方5時までの間です。一般的に緊急の場合以外は、昼休みや営業時間外に電話をするのは避けましょう。

相手が不在の場合には、電話を受けた人に迷惑がかかることもあるので、時間外にはなるべく電話をしないようにしましょう。

どうしても昼休みや時間外に電話をかけざるを得ない場合には
「昼休み中に申し訳ありません。」
「時間外ですがよろしいでしょうか」
などと一言そえます。

また始業開始から30分、終業前30分は準備や片付け、電話が立て込む時間帯なので、込み入った内容の場合は、相手に余裕のある時間帯を考えてからかけましょう。

というのも、電話は相手の仕事中に突然割り込む連絡方法です。
なので、長電話は禁物です。かけるときには用件をあらかじめ、まとめてメモをしておくなど、簡潔に伝えましょう。

朝の電話は何時頃までマナー違反？朝かける時には一言添えよう

プライベートな電話をかける際のポイントは、相手が出たらまず「田中様のお宅でしょうか？」と相手を確認します。

そのあとにはっきりと自分の名前を名乗りましょう。

ただ、名前だけではピンとこない場合も多いので、

• 東京の○○です
• △△でご一緒している○○です
• △△社でお世話になった○○です
• Ｘ年Ｘ組の○○の母です

など、相手にわかりやすいように「どこの○○です」と伝えるのがポイントです。

その後に、朝早ければ「朝早くから恐れ入ります」、夜9時を過ぎている時には「夜分遅くにに恐れ入ります」、忙しいと想像できる時間帯であれば「お忙しい時間に恐れ入ります」と一言添えることが必要です。

その後は、「ご無沙汰しております」、「いつもお世話になっております」のひとことを加えます。

最も大切なのは、「今お話ししてよろしいですか？」、「今少しお時間よろしいでしょうか？」などの言葉で、相手の都合を尋ねることです。

電話のマナーも大切にしたいですね。

朝の電話だけじゃない！何時頃だとマナー違反？

先ほども書きましたが、ビジネス電話の場合は、お昼の前後の電話はマナー違反になります。

多くの会社では正午から昼休憩に入るので、30分プラスして11時半ごろから13時半ごろまでは電話はしないほうが良いでしょう。

職種によって忙しい時間帯は異なります。昼休みを避けたほうがよいのはもちろんですが、相手の忙しくない時間帯や迷惑にならない時間帯を想像してから電話をするように心がけましょう。

スムーズに電話をかける際のポイント、注意点

1. 相手の電話番号、会社名、部署名、氏名を確認しておく
2. 話す用件をまとめて、メモを用意しておく
3. かける時間帯を考慮する
4. 相手が不在の場合にどうするかを考えておく
5. 必要な書類や資料は手元にそろえておく

朝だけじゃない！夜の電話も気をつけよう！

夜の電話は何時まで大丈夫か調べてみました。

ビジネス電話の場合

これまで書いてきたように、始業時間前後やお昼休みは避けるほか、電話をかける場合は遅くても17時までが一般的とされています。

これは、「９時５時」ともよく耳にしますが、仕事の就業時間が17時までの企業が多いことが理由になります。

しかし緊急の場合や用件によっては17時を過ぎてしまうこともありますよね。

その場合は、午後7時頃までは許容範囲とされていますが、電話をかける際には「今、お時間大丈夫ですか？」、「少しお話させて頂いてよろしいでしょうか？」などの配慮は必要です。

プライベート電話の場合

最近では電話以外にもラインやメールなどの連絡手段も定着しています。

よほどの急ぎではない場合は、基本そうした手段を利用することがマナーかもしれません。

しかし、電話ですぐに返事がほしいという場合は、こちらも午後7時くらいまでならかけてよいでしょう。

午後７時を過ぎたら「夜分遅くに失礼します」と最初に断りを入れ、午後９時を過ぎたらよっぽどでない限りは遠慮すべきです。

電話のマナーを確認して失礼のないようにしよう！

では最後に、電話を受ける時のマナーを確認しましょう。

電話が鳴ったら、メモを手に取りできるだけ早く出る

電話はお待たせしないことが大切です。

他人任せにせず、積極的に取りましょう。

他の業務をしている最中だとしても、基本的には電話が優先です。

また、手元にメモと筆記用具を忘れないようにしてください。

３コール以上鳴ったら「お待たせいたしました」

「三鈴は職場の恥」という言葉を知っていますか？

1コールで出るように社員教育を徹底している企業も多いですが、どんな業種であっても2コール以内に電話に出るように心がけましょう。

電話であっても笑顔で、姿勢良く

電話は相手が見えないからと、頬杖をついたり、のけぞって足を組んだりしてはいけません。相手に見えないからといって悪い姿勢で話していると、やはり声の質やトーンにそれがあらわれてしまいます。

相手の名前を必ず確認する

会社には色々な人が色々な目的で電話をかけてきます。

よく聞こえない場合は「申し訳ありませんが、お電話が遠いようなのですが」となど、一言お詫びを添えつつ、電話が遠いという旨を伝えるようにしましょう。