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会費徴収するときの言い方やタイミング、会費を決めるポイント

2018.5.20

飲み会の幹事を任されたときは、会費を徴収するなどの仕事がありますよね。

では、会費を徴収するときの言い方や徴収のタイミングとは?

また、幹事を任されたときは、会費についてはどんなことに気をつけたらいいのでしょうか?

そこで、会費徴収するときの言い方やタイミング、会費を決めるポイントなどについてまとめてみました。

飲み会の会費徴収の言い方とは?事前に集める方が良い

飲み会の幹事さんは毎回会費の徴収、進行などタバタと大変そうですよね。
特に会費となるとお金が関わってきますので、もし払わない人がいれば、自腹をきらなければいけない、なんて事もあるのではないでしょうか。
集まってくれたみなさんのために楽しいままお開きにし、トラブルがでないように進めていきたいものですよね。

会費は事前に集めましょう。
飲み会が始まってから集めたり、最後になったりすると、幹事も出席者も酔っ払っている可能性があります。

「会費、払ったけ?」「会費、もらったけ?」なんてトラブルはありがちです。

幹事さんは名簿を用意し、会費を受け取った人をチェックしましょう。
そうするとミスもなく確実ですよね。

万が一、会費の金額と人数が合わない!なんて時は幹事さんが自腹をきるか、出席者から分割で集めるか、どうにかしなければなりませんので、幹事さんは大変ですが、頑張りましょう。

会費など「徴収」でいいの?言い方は?

お食事会の場合、そんなに堅苦しい雰囲気でなければ、「会費を集める」でいいのではないでしょうか。
「徴」という字には「取り立てる」という意味があります。
飲み会の雰囲気が、どんな種類のお食事会はわかりませんが、同窓会など自分から出席しますという意思で出席しているのなら、「集める」がふさわしいのかなと思います。

税金の場合は、国や地方公共団体からの一方的な義務で支払わなければならないとされているので「徴税」といいます。

これに対して民間企業の場合は「請求」「お払い込み」「集金」など響きが優しくなり、払わない人には「取立て」といいますね。

自治会などになると、会員から会費を「徴収」する。
会員は自治会に会費を「納入」「納付」するとなります。

国のような義務的に支払う場合、民間企業のように持ちつ持たれずの関係、など関係性によってそれぞれ言い方が違いますので難しいですよね。

ですが、覚えておくと役に立ちそうですね。

会費の内訳は?徴収するときの言い方やタイミング

会費を事前に集める場合、会費の金額と一緒に内訳も必ず知らせるようにしましょう。

出席者に、自分の会費が何に使用されているのかを把握してもらうため、また内訳をきっちり知らせる事で幹事さんの信頼性にもつながります。

「会費+プレゼント代」「男性○,○○○円、女性○,○○○円+花束代」というような表記でいいでしょう。

また、内訳と一緒に、会費をいつ集めるかを知らせた方が効率がよいでしょう。
ここで大事なポイントは、会費は「お釣りのないように」と忠告しておいた方が、幹事さんも楽でしょう。

会費はお金ですので内訳など知らせるときは文面または言葉は、ラフな感じよりはシビアにいきたいところですね。

スムーズにお食事を進行するためには、ここで幹事さんの力の見せ所でもありますね。

幹事を任されたら押さえておきたい!会費を決めるポイント

会費の設定について

幹事さんは会費を設定する必要があります。
最初に会場、出し物などを決めて金額を設定してもいいですし、設定した金額から会場、出し物など決めてもどちらでもいいと思います。
ただし、あまりにも会費を高く設定すると出席者からは顰蹙をかってしまいます。
そのお食事会に合った金額を設定しましょう。

また出し物などイベント、小道具、BGM、などあると出席者も盛り上がりますよね。
大いに盛り上がること間違いなし。

出し物にかかる費用を出席する人数で割って、お食事代を会費で取るといいですね。
しかし、金額を調度良く集めると、万が一はみ出てしまったという場合の保険がありません。
こんなときのために、何百円かづつ多めに保険として集めて、余ったら追加オーダーや二次会に割り当てれば文句はありませんよね。

飲み会後の会計報告は早めに!残金が出てしまった場合は?

お食事会の会計報告は早めにすること。
金額が余らなかったか、また余った分は何に使ったか、どうしたのか。出席者に知らせる必要があります。

幹事さんは前もって準備し、同日は進行役でお食事が無事に終わって次の日は一息つきたい。または溜まっている仕事で忙しかったり、なんてこともあるでしょう。

ですが、お金に対しては明確にしておかなければなりませんね。
ここまでが幹事さんの仕事です。
信頼にもつながりますので、最後まで頑張りましょう。

もし、金額が余ってしまった場合、細かくわけるのは大変ですよね。
次回のお食事の時に、足しにするのが一番いいのではないでしょうか。
幹事さんが何ヶ月もその余った分を管理しておくのが嫌な場合は、会社のお食事であれば会社の上司などに管理をお願いするなどしてもいいかもしれませんね。
その金額が1人千円以上余るなら、さすがに返した方がいいですね。

楽しいお食事会にするために幹事さんは大変ですが、最後まで責任を果たしましょう。

この記事の編集者

チェスナッツロード編集部

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